Weglassen - Eine hohe Kunst bei der Präsentation

Weniger ist mehr: Die hohe Kunst vom Weglassen

Kennst Du das? Du sitzt in einem Vortrag und schaltest nach wenigen Minuten wieder ab, weil Du mehr mit Lesen als mit Zuhören beschäftigt bist. Wenn ich heute anderen bei Ihrem Vortrag zuhöre und gleichzeitig auf die Powerpointfolien schaue, dann geht mir das leider häufig so.

Meine Güte, da steht teilweise so viel drauf, dass ich erst mal zwei Minuten Lesen muss. Und wenn auf den Folien mal wenig Text ist, dann sind dort stattdessen diverse Grafiken und Zeichnungen, die niemand erkennen kann und mehr verwirren als helfen.

Dabei meint der Präsentierende es häufig sogar gut und möchte so viele Informationen wie möglich transportieren. Erreichen tut er damit aber leider das Gegenteil, der Vortrag wird uninteressant und langweilig. Ich möchte dir deshalb Tipps geben, wie dir das nicht passiert.

Zu viele Informationen

Ich kann mich noch gut daran erinnern, wie meine Referate in der Schulzeit und später in meiner Ausbildung abliefen. Bei Themen, die mich nicht interessierten und die ich nicht verstand, war die Powerpoint Präsentation mein Manuskript 😉

Und wenn ich voll im Thema war, wollte ich zeigen, dass ich alles verstanden habe und mich super auskenne. Und damit der Gegenüber das sieht und gleichzeitig alle Informationen hat, um mir zu folgen, stand auf den Folien wahnsinnig viel Text.

Mit den Jahren habe ich dann allerdings gemerkt, dass das nicht sinnvoll ist. Das Ziel ist nicht, dass man „alles“ weiß. Das Ziel der Präsentation ist es, das Interessanteste und Wichtigste herauszuarbeiten und zu vermitteln.

Die Kunst besteht also darin, zu entscheiden, was für dein Thema bzw. deinen Vortrag wirklich relevant ist. Und relevant ist häufig nicht die Frage nach dem „Wer“, sondern viel eher das „Warum“ und „Wozu“. Deshalb ist mein Tipp: Lasse Unwichtiges weg! Dabei hilft dir auch der bereits vorgestellte Elevator Pitch.

Zu viel Text

Der Klassiker unter den Fehlern, meiner Erfahrung nach besonders beliebt bei Juristen 😉 Ich habe gerade einfach mal beliebig gegooglet und mir als Thema die DSGVO genommen, die 2018 in aller Munde war.

Unter dud.inf.tu-dresden.de/Datenschutzrecht/vorlesung-datenschutzrecht-ss2013-120613.ppt habe ich ein super Beispiel gefunden, wie man es meiner Meinung nach nicht machen sollte:

Weniger ist mehr - Präsentation mit viel zu viel Text

Klar, es geht hier offensichtlich um Gesetzestexte, aber meiner Meinung nach erreichst Du mit solch einer Folie folgendes:

  • Durch zu viel Text auf den Folien überforderst Du dein Publikum möglicherweise, weil Du es mit zu viel Wissen konfrontierst, welches eventuell sogar irrelevant ist. Das Problem mit der Konfrontation könntest Du dadurch lösen, dass Du den Text erst schrittweise einblendest.
  • Das Problem bleibt aber, dass sich dein Publikum bei einer solchen Folie entscheiden muss, ob es dir zuhört oder den Text liest. Aus eigener Erfahrung kann ich sagen, dass das nicht nur nervig ist, sondern auch dafür sorgt, dass dein Publikum dir nicht bei dir ist.

Deshalb sollte die Folie meiner Meinung nach anders aussehen.

Lasse Worte Weg

Naheliegend ist es natürlich, das genaue Gegenteil von zu viel Text umzusetzen. Spare Wörter ein und schreibe keine ganzen Sätze (außer natürlich, es handelt sich um ein Zitat).

Ich würde bei der DSGVO Folie nur die wesentlichen Stichpunkte aufführen und die einzelnen Orte (z.B. im ersten Absatz Museen, Banken, etc.) mündlich aufzählen. Dadurch lenkst Du mit der Folie nicht ab und zeigst gleichzeitig, dass Du voll im Thema bist und dich auskennst.

Denn wichtig ist, dass deine Folien nicht dein Redemanuskript sind, sondern nur das unterstützen, was Du zu sagen hast und was Du weißt.

Auf die Folien schreibst Du deshalb nur die Kernbotschaft oder die wichtigste Zahl, um die es geht. Alternativ kannst Du auf Text auch ganz verzichten und veranschaulichst deinen Inhalt über ein einfaches Diagramm oder eine simple Zeichnung.

Zu viele Daten

Doch Achtung, eine weitere Form von zu vielen Informationen bildet auch die Präsentation von Daten, die vor allem für Vergleiche und statistische Werte häufig herangezogen werden. Das ist grundsätzlich auch eine gute Idee, doch zu viele Daten lenken ab und verwirren vielleicht sogar mehr, als das sie helfen.

Um dir ein Beispiel zu geben, habe ich wieder nach der DSGVO gegooglet und unter https://de.statista.com/infografik/13651/dsgvo-konformitaet-von-unternehmen-in-deutschland/ eine interessante Statistik gefunden.

Zu viele Statistiken für eine einzelne Powerpoint Folie

Den Inhalt der Statistik finde ich sehr interessant und für einen Vortrag rund um die DSGVO absolut relevant. Aber die Statistik enthält viel zu viele Daten, die ich auf jeden Fall einkürzen würde.

Dabei geht es natürlich nicht darum, die Daten zu verfälschen, sondern darum, sie zu filtern. Denn für deinen Vortrag muss dein Publikum nicht jeden einzelnen Wert der Statistik im Detail kennen. Ich meine damit, dass Du die relevanten Daten für Deinen Vortrag auswählen und vor allem aufbereiten kannst!

Bei der oberen Statistik würde ich so vorgehen, dass ich die Branchen in meinem Vortrag alle zusammenfasse und einen Durchschnittswert für „Abgeschlossen„, „in Bearbeitung“ und „Noch nicht begonnen“ ermitteln würde. Denn dann besteht meine Statistik nur noch aus drei Zahlen, womit sie deutlich übersichtlicher ist.

Dazu könnte man noch die Ausreißer aufgreifen und kurz erläutern, dass die IT-nahe Branche „Software“ schon sehr weit im Prozess ist, während sich die Pharmaindustrie offensichtlich sehr schwer tut.

Lasse Powerpoint noch geschlossen

Mein wichtigster Tipp, um lange Sätze und Co. zu umgehen: Beginne erst später damit, deine Präsentation mit dem Präsentationsprogramm zu „bauen“. Wenn das dein erster Schritt ist, förderst Du meiner Meinung nach genau das, was Du eigentlich vermeiden möchtest: Du schreibst dein gesamtes Wissen auf die Folien.

Für einen wirklich tollen Vortrag ist es nicht erstrebenswert, dass dein gesamter Wortlaut auf der Folie steht. Erstelle dir ein Manuskript und gehe deinen gesamten Vortrag durch. Wenn Du der Meinung bist, dass Du fertig bist, beginne mit der Erstellung der Folien.

Prüfe deine Folien nach der Erstellung

Wenn Du alle deine Powerpoint Folien erstellt hast, klicke sie komplett durch. Bei jeder Folie solltest Du dir nun die Frage stellen: „Was ist die Botschaft?“

Lösche alles, was nicht relevant ist für die Antwort auf diese Frage!

Das gilt vor allem für lange Textpassagen und ganze Sätze (die Du zu diesem Zeitpunkt eigentlich gar nicht mehr haben solltest).

Verwende Bilder

Statt deine Folien mit Text voll zu packen, solltest Du prüfen, ob Du für dein Thema auch Bilder verwenden könntest.

Bilder eignen sich häufig besser, da sie schneller zu erfassen sind als ein langer Text. Außerdem kannst Du mit Bildern offensichtlich vieles veranschaulichen.

Redest Du zum Beispiel über einen Sportverein, so zähle nicht einfach die Erfolge auf und schreibe die Daten als Stichpunkte untereinander, sondern zeige Bilder der Pokalübergabe oder den entscheidenden Torjubel, um Emotionen zu transportieren.

Aber Achtung, übertreibe es nicht. Wenn dein Bild zu viele Details besitzt und dein Publikum damit beschäftigt ist, alle Einzelheiten zu erfassen und den Sinn des Bildes zu hinterfragen, hören sie dir nicht mehr zu und sind abgelenkt.

Zusammenfassung

Lass uns zum Schluss noch mal kurz und bündig die wichtigsten Punkte dieses Beitrags zusammenfassen:

  • Zu viele Informationen und zu viel Text überfordern Dein Publikum
  • Entrümple Deine Vortragsfolien, sodass nur noch die wichtigsten Dinge draufstehen
  • Alt, aber häufig wahr: Ein Bild sagt mehr als 1.000 Worte
  • Trau Dich, Platz auf den Folien zu lassen!

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